Ana Ordóñez Muñoz,
Responsable del Departamento de Servicios Jurídicos de AFA.
La formulación o preparación de las Cuentas Anuales es el acto de elaboración y redacción de las cuentas anuales conforme a lo establecido en el Plan General Contable y sus normas de adaptación a las entidades sin ánimo de lucro (balance de situación, cuenta de resultados y memoria, e inventario de bienes y derechos).
El Plan General Contable para entidades sin ánimo de lucro, aprobado por R.D. 1491/2011, de 24 de octubre, en adelante PGCESL, es de aplicación obligatoria a las fundaciones, tanto de ámbito estatal como autonómico, y a las Asociaciones Declaradas de Utilidad Pública.
La norma segunda del Apartado I. Normas de elaboración de las cuentas anuales del PGCESL, indica que será el órgano de gobierno de la entidad el encargado de formular las cuentas anuales, quien responderá de su veracidad.
En los mismos términos, el artículo 34.2 de la Ley 10/2005, de 31 de mayo de Fundaciones de la Comunidad Autónoma de Andalucía, establece que el Patronato confeccionará las cuentas anuales y el artículo 25 de la Ley 50/2002 de Fundaciones indica que el Presidente o la persona que conforme a los Estatutos de la Fundación o al acuerdo adoptado por sus órganos de gobierno corresponda, formulará las cuentas anuales.
En cuanto al plazo para formular es de seis meses a contar desde el cierre del ejercicio económico, salvo que las cuentas se sometan a auditoría externa, caso en el que se deberán formularse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.
Por tanto, si las cuentas no van a auditarse, la formulación y aprobación pueden ser simultáneas.
Sin embargo, en el caso de auditorías, al establecerse un plazo concreto y más reducido que para la aprobación, y atendiendo a la literalidad de la Ley, la Junta Directiva o, en su caso, el Patronato, deberá reunirse inicialmente para formular las cuentas anuales y remitirlas al auditor y, en un momento posterior, una vez emitido el informe, para su aprobación, lo que parece poco operativo.
Los supuestos en los que existe obligación de auditar las cuentas anuales los hemos comentado ya en nuestro artículo https://www.afandaluzas.org/la-obligacion-de-auditarse-en-las-fundaciones/
En la práctica, este inconveniente se suele solventar de alguna de las formas siguientes.
- Podrá delegarse esta facultad a un vocal de la Junta Directiva o a un miembro del Patronato, por ejemplo, adoptando el criterio de la norma estatal de Fundaciones, al Presidente, siendo necesario que conste esta delegación en los estatutos o que lo acuerde Junta Directiva o el Patronato.
- También puede encomendarse a una persona ajena al órgano de gobierno. En estos casos lo normal es que se incluyan entre las funciones que se le atribuyen al Gerente o Director mediante un poder general o especial.
Podemos resumir el procedimiento de formulación y aprobación de cuentas anuales en el caso de sometimiento a auditoría externa, en las siguientes fases:
1ª.- Elaboración/formulación de cuentas anuales.
Si las cuentas van a ser sometidas a auditoría se elaborarán tres ejemplares, uno para remitirlos al auditor, otro para la remitir, una vez aprobado por el Patronato o Asamblea General, al Protectorado de Fundaciones o Registro de Asociaciones, respectivamente, y otro para la entidad.
Las cuentas deberán expresar la fecha en que se hubieren formulado y estar firmadas por todas las personas que tengan conferida la facultad para ello, según establece el R.D.1491/2011.
En el caso que no se haya delegado esta facultad y no resulte viable reunir al Patronato o Junta Directiva para la formulación de cuentas, en lugar de remitir las cuentas formuladas y firmadas, se remitirá un borrador. El auditor, a su vez, finalizado el procedimiento de auditoría remitirá un borrador de su informe al órgano de gobierno. Este borrador de informe junto con el borrador de las cuentas anuales se presentará al Patronato o Asamblea General para la aprobación de las cuentas, haciendo coincidir de esta forma el acto de formulación con el acto de aprobación.
2º.- Auditoría externa de cuentas anuales
Se remitirá al auditor un ejemplar de las cuentas anuales con las formalidades indicadas en el apartado anterior.
Una vez realizada la auditoria, el auditor emitirá y enviará a la entidad el correspondiente informe o bien un borrador de este, conforme a lo expuesto en el apartado anterior.
3ª.- Aprobación de cuentas. Corresponde la aprobación al Patronato o Asamblea General en el caso de Asociaciones Declaradas de Utilidad Pública. El plazo para aprobar serán los seis meses siguientes al cierre del ejercicio económico.
La aprobación de las cuentas es un acto indelegable y se adoptará conforme a las reglas establecidas en los estatutos de la Fundación o Asociación para la adopción de acuerdos, que son:
1.- Convocatoria del Patronato o Asamblea General
2.- Reunión. En el caso de Fundaciones, se entenderá válidamente constituido cuando concurran presentes o representados la mitad más uno de sus miembros. Para las Asociaciones habrá que estar a lo establecido en sus estatutos
3.- Adopción del acuerdo por los miembros asistentes y representados con la mayoría establecida en los estatutos.
4.- Emisión de un certificado por el Secretario con el visto bueno del Presidente acreditativo de la aprobación y firma de las cuentas anuales por el Presidente y Secretario en todas sus hojas.
En el caso de que el auditor haya enviado un borrador del informe de auditoría, se enviará al auditor un ejemplar de las cuentas y del certificado del acuerdo, donde conste que se han formulado y aprobado, firmados ambos por Secretario y Presidente.
El auditor remitirá a la entidad un informe definitivo.
4º.- Presentación de las cuentas anuales ante Protectorado o Registro de Asociaciones.
En el caso de Fundaciones, las cuentas anuales junto con el certificado acreditativo de su aprobación y el informe de auditoría, se presentarán al Protectorado en el plazo de veinte días desde su aprobación las Fundaciones de ámbito andaluz (art. 36 Ley 10/2005) y de diez días las Fundaciones de ámbito estatal (art. 25.7 Ley 10/2002)
Es importante tener en cuenta que la no presentación en plazo supone la imposibilidad de percibir subvenciones ni ayudas públicas por parte de la Junta de Andalucía. (art. 36.3 Ley 10/2005)
Las Asociaciones declaradas de utilidad pública deberán presentar las cuentas anuales, junto con el certificado y el informe de auditoría, en el plazo de seis meses desde el cierre del ejercicio económico. Su presentación fuera de plazo supondrá la revocación de la declaración de utilidad pública (art. 6 RD 1740/2003).
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